Składniki wynagrodzenia wypłacane w związku z urlopami są następujące:
1.wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego
2.ekwiwalent pieniężny za urlop
3.świadczenie urlopowe
4.wynagrodzenie za czas urlopu okolicznościowego
Przepisy regulujące kwestie związane z ustalaniem i wypłacaniem powyższych rodzajów wynagrodzenia to: Kodeks pracy (art. 171, 172 i 173), rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r., w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. z 1997r., Nr 2, poz. 14), ustawa z dnia 4 marca 1994r. o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych (Dz.U. z 1994r., Nr 43, poz. 163), rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (Dz. U. z 1996r., Nr 60, poz. 281) oraz rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996 r., w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz. U. z 1996r., Nr 62, poz. 289). Istnieje możliwość określenia przez pracodawcę własnych zasad ustalania wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy np. w zakładowym regulaminie wynagradzania, należy jednak pamiętać, że takie ustalenia nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż wynikające z przepisów ogólnych (art. 9 K.p.).
Wynagrodzenie za czas urlopu
Zgodnie z art. 172. Kodeksu pracy za czas urlopu pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował. Zgodnie z rozporządzeniem M.P.i P.S z dnia 8 stycznia 1997r.:
§ 6. Wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego, zwane dalej „wynagrodzeniem urlopowym”, ustala się z uwzględnieniem wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy, z wyłączeniem:
1) jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie,
2) wynagrodzenia za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju,
3) gratyfikacji (nagród) jubileuszowych,
4) wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
5) ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
6) dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
7) wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
8) nagród z zakładowego funduszu nagród, należności przysługujących z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej,
9) odpraw emerytalnych lub rentowych albo innych odpraw pieniężnych,
10) wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy
Zasady określania wynagrodzenia urlopowego dzielą wynagrodzenie urlopowe na wynagrodzenie od składników stałych oraz zmiennych i są następujące:
§ 7. Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu.
§ 8. 1. Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, z wyjątkiem określonych w § 7, uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.
2. W przypadkach znacznego wahania wysokości składników wynagrodzenia, o których mowa w ust. 1, składniki te mogą być uwzględnione przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie nie przekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.
3. Wynagrodzenie ustalone według zasad przewidzianych w ust. 1 i 2 stanowi podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego, zwaną dalej „podstawą wymiaru”.
§ 9. 1. Wynagrodzenie urlopowe oblicza się:
1) dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego została ustalona ta podstawa, a następnie,
2) mnożąc tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez liczbę godzin, jakie pracownik przepracowałby w czasie urlopu w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z urlopu.
Pracodawca wypłaca pracownikowi, na jego wniosek, wynagrodzenie urlopowe przed rozpoczęciem urlopu. Zasady podlegania składkom ubezpieczeniowym oraz opodatkowania dla wynagrodzenia urlopowego są takie same, jak dla składników wynagrodzenia które wchodzą w jego skład.
Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy
Zgodnie z art. 171. Kodeksu pracy, w razie niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy lub powołania pracownika do zasadniczej, okresowej lub zawodowej służby wojskowej, pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny. Zasady określania ekwiwalentu pieniężnego są następujące:
§ 14. Ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy, zwany dalej „ekwiwalentem”, ustala się stosując zasady obowiązujące przy obliczaniu wynagrodzenia urlopowego, ze zmianami określonymi w § 15-19.
§ 15. Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w wysokości należnej w miesiącu nabycia prawa do tego ekwiwalentu.
§ 16. 1. Składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, z wyjątkiem określonych w § 7, wypłacone w okresie 3 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu.
2. Jeżeli pracownik nie przepracował pełnego okresu, o którym mowa w ust. 1, wynagrodzenie faktycznie wypłacone mu w tym okresie dzieli się przez liczbę dni pracy, za które przysługiwało to wynagrodzenie, a otrzymany wynik mnoży się przez liczbę dni, jakie pracownik przepracowałby w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy.
3. Przepis § 11 stosuje się odpowiednio.
§ 17. 1. Składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu.
2. Przepisy § 11 i 16 ust. 2 stosuje się odpowiednio.
§ 18. Ekwiwalent za niewykorzystany przez pracownika urlop wypoczynkowy oblicza się:
1) dzieląc sumę miesięcznych wynagrodzeń ustalonych na podstawie § 15-17 przez współczynnik, o którym mowa w § 19, a następnie
2) dzieląc tak otrzymany ekwiwalent za jeden dzień urlopu przez liczbę odpowiadającą dobowej normie czasu pracy obowiązującej pracownika, a następnie,
3) mnożąc tak otrzymany ekwiwalent za jedną godzinę urlopu przez liczbę godzin niewykorzystanego przez pracownika urlopu wypoczynkowego.
§ 19. 1. Współczynnik służący do ustalenia ekwiwalentu za 1 dzień urlopu ustala się odrębnie w każdym roku kalendarzowym i stosuje przy obliczaniu ekwiwalentu, do którego pracownik nabył prawo w ciągu tego roku kalendarzowego.
2. Współczynnik ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12.
3. Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, wartość współczynnika, ustalona zgodnie z ust. 2, obniża się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika.
Ekwiwalent pieniężny za urlop wchodzi do podstaw wszystkich ubezpieczeń społecznych, jak również do podstawy ub. zdrowotnego i opodatkowania.
Świadczenie urlopowe
Świadczenie urlopowe, wypłacane jest zgodnie z ustawą o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych przez pracodawców zatrudniających powyżej 20 pracowników, którzy nie utworzyli Funduszu Świadczeń Socjalnych. Zgodnie z ustawą:
Art. 3. 1. Fundusz tworzą, z zastrzeżeniem ust. 2, pracodawcy zatrudniający powyżej dwudziestu pracowników w przeliczeniu na pełne etaty.
[…]
3. Pozostali pracodawcy mogą tworzyć Fundusz na zasadach określonych w ustawie.
4. Pracodawcy, o których mowa w ust. 3, którzy nie utworzyli Funduszu, wypłacają pracownikom świadczenie urlopowe w wysokości odpisu podstawowego, określonego w art. 5 ust. 2, 2a i 3 – odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika, z tym że wysokość świadczenia dla zatrudnionych, o których mowa w art. 5 ust. 2, i 3, ustala się proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika.
5. Świadczenie urlopowe, o którym mowa w ust. 4, wypłaca pracodawca raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych.
5a. Wypłata świadczenia urlopowego następuje nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego, o którym mowa w ust. 5.
6. Świadczenie urlopowe o którym mowa w ust. 4, nie podlega składce na ubezpieczenia społeczne pracowników.
Świadczenie urlopowe nie podlega składce na ubezpieczenie społeczne oraz zdrowotne pracowników, wchodzi natomiast do podstawy opodatkowania. Należy zwrócić uwagę na to, że wypłaty świadczeń urlopowych powinno być uwzględniane na deklaracjach PIT w pozycji 'Wynagrodzenia ze stosunku pracy’, a nie w pozycji 'Inne przychody/źródła’. Wynika to z art.12 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych:
1. Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, […]
Wynagrodzenie za czas urlopu okolicznościowego
Za zwolnienie od pracy ze względu na ważne wydarzenie w życiu pracownika, nazywane urlopem okolicznościowym, pracodawca musi zatrudnionemu zapłacić wynagrodzenie. Taki obowiązek wynika z §16 ust. 1 rozporządzenia M.P.i P.S z dnia 15 maja 1996r. Dni wolne udzielane pracownikowi w szczególnych przypadkach nie są urlopem w znaczeniu przepisów Kodeksu pracy.
W przypadku zwolnień od pracy w szczególnych przypadkach, za które pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, aby ustalić to wynagrodzenie, należy zastosować zasady obowiązujące przy określaniu wysokości wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, z tą różnicą, że składniki wynagrodzenia zmienne oblicza się wyłącznie z miesiąca, w którym przypadało zwolnienie od pracy (a nie jak przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop w wysokości średniej z 3 miesięcy poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu).
Zgodnie z rozporządzeniem M.P.i P.S z dnia 29 maja 1996r.:
§ 5. Przy ustalaniu wynagrodzenia za czas zwolnienia od pracy oraz za czas niewykonywania pracy, gdy przepisy przewidują zachowanie przez pracownika prawa do wynagrodzenia, stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop, z tym że składniki wynagrodzenia ustalane w wysokości przeciętnej oblicza się z miesiąca, w którym przypadło zwolnienie od pracy lub okres niewykonywania pracy.
