Obecnie coraz częstszą formą zatrudniania pracowników są umowy: zlecenia, agencyjne i o dzieło. Podstawową wspólną właściwością tych umów jest to, ze są one regulowane przez kodeks cywilny, czyli inaczej mówiąc, są to umowy cywilnoprawne. Zatrudnionym wykonującym pracę na podstawie tych umów nie przysługują prawa pracownicze przewidziane kodeksem pracy. W przypadku sporów dotyczących tych umów do ich rozpatrzenia właściwe są sądy cywilne.
Osoby wykonujące pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, nawet jeżeli podlegają z tego tytułu ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu, nie maja takiej ochrony i uprawnień do różnych świadczeń, jakie zapewnia umowa o pracę, np. urlopy, nagrody jubileuszowe, odprawa emerytalna, nagrody z zakładowego funduszu nagród, świadczeń z funduszu socjalnego, uprawnienia branżowe, itp. Dodatkowo, umowy cywilnoprawne nie określają czasu pracy i nie gwarantują minimalnego wynagrodzenia obowiazującego w przypadku pracowników. Okres, na jaki umowa zostaje zawarta, wynagrodzenie oraz inne szczegóły sa ustalane w porozumieniu między stronami, zwykle w formie pisemnej umowy.
Zgodnie z kodeksem cywilnym, każda umowa powinna określać:
1.rodzaj umowy, przy czym informacja zawarta w nazwie powinna pokrywać się z treścią umowy,
2.czas, na jaki umowa została zawarta,
3.datę rozpoczęcia i zakończenia wykonywania umowy,
4.rodzaj (zakres) i miejsce wykonywania działalności (z wyjątkiem umów o dzieło),
5.zasady i sposób wynagradzania za wykonanie określonych w umowie czynności lub określonego dzieła.
Rozliczanie umów cywilnoprawnych z ZUS
Rozliczanie umów cywilnoprawnych z urzędem skarbowym
Wybór rodzaju umowy należy do stron. Warto jednak pamiętać o art. 22 Kodeksu pracy:
Art. 22.
§ 1. Przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem.
§ 1(1). Zatrudnienie w warunkach określonych w § 1 jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy.
§ 1(2). Nie jest dopuszczalne zastąpienie umowy o pracę umową cywilnoprawną przy zachowaniu warunków wykonywania pracy, określonych w § 1.
Zgodnie z powyższym zapisem, zatrudnienie pracownika na warunkach określonych w art. 22 §1 jest zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy, bez względu na nazwę zawartej przez strony umowy. Innymi słowy o tym, z jakim stosunkiem prawnym (umową) mamy do czynienia decyduje nie formalna nazwa umowy, tylko jej treść. Jeżeli z treści umowy wynika, że czynności mają być wykonywane w systemie zmianowym lub wykonywana praca ma przebiegać pod stałym nadzorem zleceniodawcy, umowa taka zostanie zakwalifikowana jako umowa o pracę niezależnie od jej faktycznej nazwy. Dodatkowo, z tytułu nieprawidłowego rozliczenia umowy, za zleceniodawcę mogą zostać nałożone przez ZUS i urząd skarbowy odpowiednie kary.
Umowę zlecenia regulują prawnie artykuły od 734 do 751 kodeksu cywilnego. W tej umowie osoba fizyczna przyjmująca zlecenie (zleceniobiorca) zobowiązuje się do wykonania w ciągu określonego czasu, określonej czynności prawnej na rzecz dającego zlecenie (zleceniodawcy). Przedmiotem umowy może być każda czynność wykonywana w ramach świadczenia usług np. prowadzenie szkoleń i kursów, prowadzenie punktu konsultacyjnego, punktu sprzedaży, akwizycja, pilotaż wycieczek turystycznych, maszynopisanie, korekta tekstów, prowadzenie ksiąg rachunkowych czy sprzątanie. Zleceniodawcą może być podmiot prowadzący działalność w dowolnej formie np. zakład pracy państwowy, spółdzielczy, społeczny, prywatny, z udziałem kapitału zagranicznego, a nawet osoba fizyczna.
Umowa zlecenia jest umową starannego działania. Zleceniobiorca jest zobowiązany do dołożenia należytej staranności przy wykonywaniu zlecenia. Nie ponosi on jednak odpowiedzialności za rezultat, czyli za to czy podejmowane przez niego czynności doprowadziły do osiągnięcia zakładanych skutków. Sposób i miejsce wykonania zlecenia powinny być określone w umowie.
W sytuacji, gdy zleceniobiorca w celu wykonania umowy musi odbyć podróż służbową, zleceniodawca zwraca mu koszty delegacji na takich samych zasadach jak pracownikowi. W takim przypadku wskazane jest, aby umowa zawierała klauzulę dotyczącą zwrotu kosztów. Wówczas diety i inne należności, otrzymane przez zleceniobiorcę w związku z odbyciem podróży służbowej, są na mocy art. 21, ust. 1, pkt 16 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych zwolnione od podatku dochodowego.
Przyjmujący zlecenie powinien wykonywać umowę osobiście. Czynności wynikające ze zlecenia może on powierzyć osobie trzeciej tylko wtedy, gdy wynika to z umowy lub ze zwyczaju albo gdy jest do tego zmuszony przez okoliczności. W każdym z tych wypadków jest on zobowiązany do niezwłocznego zawiadomienia zleceniodawcy o swoim zastępcy i o miejscu jego zamieszkania. Wówczas za wykonanie zlecenia odpowiedzialny jest względem dającego zlecenie zastępca zleceniobiorcy. Zleceniobiorca odpowiada wtedy tylko za brak należytej staranności przy wyborze zastępcy. Jeżeli jednak z umowy wynika, ze przyjmujący zlecenie ponosi odpowiedzialność za czynności swego zastępcy jak za swoje własne czynności, to ich odpowiedzialność jest solidarna.
O ile strony umowy zlecenia nie ustaliły inaczej, to za wykonanie zlecenia zleceniobiorcy należy się wynagrodzenie, które może być określone kwotowo, w stawce godzinowej lub akordowej albo prowizyjnie. Wynagrodzenie to należy się zleceniobiorcy dopiero po wykonaniu zlecenia, chyba ze z umowy lub z przepisów szczególnych wynika inaczej.
Z upływem lat dwóch przedawniają się:
1.roszczenia o wynagrodzenie za spełnione czynności i o zwrot poniesionych wydatków przysługujące osobom, które stale lub w zakresie działalności przedsiębiorstwa trudnią się czynnościami danego rodzaju; to samo dotyczy roszczeń z tytułu zaliczek udzielonych tym osobom;
2.roszczenia z tytułu utrzymania, pielęgnowania, wychowania lub nauki, jeżeli przysługują osobom trudniącym się zawodowo takimi czynnościami albo osobom otrzymującym zakłady na ten cel przeznaczone.
Umowę o dzieło regulują prawnie artykuły od 627 do 646 kodeksu cywilnego. W tej umowie jedna strona zobowiązuje się do wykonania określonego w zamówieniu dzieła w przewidzianym terminie, w dowolnym czasie i miejscu, zaś druga strona odbiera dzieło i wypłaca wynagrodzenie za jego wykonanie. Tę formę umowy stosuje się przy wykonywaniu prac, których efektem jest jakaś konkretna rzecz (dzieło). Przedmiotem umowy o dzieło może być np. wykonanie projektu architektonicznego, napisanie książki, utworu muzycznego, przygotowanie i wygłoszenie wykładu, stworzenie rzeźby, namalowanie obrazu, przetłumaczenie konkretnego tekstu, sporządzenie analizy, przygotowanie opinii, wykonanie dekoracji czy napisanie programu komputerowego.
Zamawiający może postawić wykonawcy określone wymagania i udzielić mu wskazówek co do parametrów, jakim powinno odpowiadać dzieło. Wykonawca umowy (dzieła) nie musi przeprowadzać swoich prac osobiście, jednak ponosi on pełną odpowiedzialność materialną za szkody powstałe w związku z wadliwym lub nieterminowym wykonaniem dzieła.
Wynagrodzenie za wykonanie dzieła, od którego w przypadku umowy o dzieło strony nie mogą odstąpić, może zostać ustalone na podstawie zestawienia planowanych prac i przewidywanych kosztów (wynagrodzenie kosztorysowe), ryczałtowo lub kwotowo. Jeżeli dzieło ma być oddawane częściami, a wynagrodzenie zostało określone za każdą część z osobna, wówczas wynagrodzenie należy się twórcy z chwilą zakończenia i oddania zamawiającemu każdej z części. Jeżeli wysokość wynagrodzenia za wykonanie dzieła nie została określona w umowie, rozstrzyga się w razie wątpliwości, że strony miały na myśli zwykłe wynagrodzenie za dzieło tego rodzaju.
Wszelkie roszczenia wynikające z umowy o dzieło przedawniają się po upływie dwóch lat od dnia oddania dzieła. Jeżeli dzieło nie zostało oddane, to przedawniają się one od dnia, w którym zgodnie z treścią umowy miało być oddane.
Forma stosunku prawnego w ramach którego wykonywane są prace twórcze nie ma znaczenia dla kwalifikacji tych prac w zakresie wysokości kosztów uzyskania przychodów. Może to być zawarta z pracownikiem umowa o pracę, umowa zlecenia, umowa o dzieło lub inna umowa o świadczenie usług, zarówno unormowana w kodeksie cywilnym, jak też nienazwana lub o charakterze mieszanym. O zastosowaniu określonych kosztów decyduje zatem wyłącznie fakt uzyskania przychodu za wykonanie czynności lub utworu będącej przedmiotem prawa autorskiego pod warunkiem możliwości ustalenia jego wysokości.
Przedmioty prawa autorskiego są wymienione w ustawie z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. z 1994r. Nr 24, poz. 83 z późn. zm.):
Art. 1.
1. Przedmiotem prawa autorskiego jest każdy przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze, ustalony w jakiejkolwiek postaci, niezależnie od wartości, przeznaczenia i sposobu wyrażenia (utwór).
2. W szczególności przedmiotem prawa autorskiego są utwory:
1) wyrażone słowem, symbolami matematycznymi, znakami graficznymi (literackie, publicystyczne, naukowe, kartograficzne oraz programy komputerowe),
2) plastyczne,
3) fotograficzne,
4) lutnicze,
5) wzornictwa przemysłowego,
6) architektoniczne, architektoniczno-urbanistyczne i urbanistyczne,
7) muzyczne i słowno-muzyczne,
8) sceniczne, sceniczno-muzyczne, choreograficzne i pantomimiczne,
9) audiowizualne (w tym wizualne i audialne).
3. Utwór jest przedmiotem prawa autorskiego od chwili ustalenia, chociażby miał postać nie ukończoną.
4. Ochrona przysługuje twórcy niezależnie od spełnienia jakichkolwiek formalności.
Ustawa o prawie autorkim wyróżnia trzy sytuacje w których pracownik tworzy na rzecz pracodawcy utwory w ramach stosunku pracy:
1.Tworzenie wszelkich kategorii utworów, z wyjątkiem tych do których odnoszą się przepisy szczególne (art. 12),
2.Przepis szczególny dotyczący tworzenia utworów na rzecz instytucji naukowych (Art. 14),
3.Przepisy szczególne dotyczące programów komputerowych (art. 74, ust. 3).
Sytuacje 1 i 3 znajdują szerokie zastosowanie w zakładach pracy.
Konieczne jest wyodrębnienie honorariów autorskich. Pracodawca zatrudniający pracownika twórcę powinien rozgraniczyć otrzymywane przez tego pracownika wynagrodzenie na wynagrodzenie zasadnicze oraz honorarium autorskie.
Umowę agencyjną regulują prawnie artykuły od 758 do 763 kodeksu cywilnego. Umowa ta zobowiązuje przyjmującego zlecenie, zwanego agentem, do stałego pośredniczenia przy zawieraniu umów określonego rodzaju na rzecz dającego zlecenie lub do zawierania takich umów w jego imieniu, za odpowiednim wynagrodzeniem. Umowa agencyjna jest zatem umową o świadczenie usług, z tą jednak różnicą od umowy zlecenia, że agent, pełniąc swoje obowiązki, zachowuje samodzielność. Czynności w zakresie powierzonych mu spraw agent wykonuje osobiście, dbając o zabezpieczenie praw swojego zleceniodawcy. Przykładem działalności prowadzonej w oparciu o umowę agencyjna są czynności wykonywane przez agenta ubezpieczeniowego.
Umowa agencyjna może przyjmować różne formy np. pośrednictwa, przedstawicielstwa albo umowy zawierającej zarówno elementy pośrednictwa, jak i przedstawicielstwa. Rodzaj umowy i zakres wykonywanych czynności muszą wynikać z jej treści (za wyjątkiem art. 759 kodeksu cywilnego). Umowa agencyjna może również ograniczać zakres terytorialny działania agenta. Elementem charakterystycznym dla umowy agencyjnej typu pośrednictwa jest ciągłość świadczenia usług określonych w umowie. Agent pośrednik ma za zadanie czynnie współdziałać przy zawieraniu umów, działając na rzecz dającego zlecenie, ale nie w jego imieniu. Z kolei w umowie agencyjnej o charakterze przedstawicielstwa agent zobowiązuje się do zawierania umów w imieniu dającego zlecenie.
Za wykonywane czynności agent otrzymuje wynagrodzenie (prowizję), która najczęściej jest określona w umowie lub w taryfie obowiązującej u danego pracodawcy. Jeżeli umowa ma być wykonywana częściami, agentowi należy się prowizja w miarę wykonywania umowy. Okres obowiązywania umowy agencyjnej może być z góry określony lub nieokreślony.
Rozliczanie umów cywilnoprawnych z ZUS
Obowiązek naliczania i odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne z tytułu umów cywilnoprawnych zależy od rodzaju zawartej umowy oraz od tego, w jakiej formie zleceniobiorca prowadzi swoją działalność.
Umowy o dzieło nie powodują obowiązku ubezpieczenia emerytalnego i rentowego, jeżeli zawarte zostały z (art. 6, 8 i 9 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych):
1.osobami nie pozostającymi z żadnym pracodawcą w stosunku pracy,
2.osobami, które, będąc pracownikami, świadczą także pracę na podstawie umowy o dzieło, pod warunkiem, że zleceniodawca nie jest jednocześnie pracodawcą pozostającym z wykonawcą umowy w stosunku pracy,
3.osobami o ustalonym prawie do emerytury lub renty, dla których jest to jedyne źródło utrzymania lub dodatkowe do stosunku pracy z innym pracodawcą niż zleceniodawca.
Osoby wykonujące pracę na podstawie umowy o dzieło i nie objęte obowiązkowymi ubezpieczeniami społecznymi, zgodnie z art. 8 ustawy o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym, nie podlegają również obowiązkowi ubezpieczenia zdrowotnego. Osoby nie wymienione w art. 8 ustawy mogą ubezpieczać się dobrowolnie na podstawie pisemnego wniosku złożonego w kasie chorych (art. 9, ust. 1).
Umowy zlecenia i agencyjne, do których zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące umowy zlecenia powodują obowiązek objęcia ubezpieczeniami emerytalno-rentowymi zarówno zleceniobiorcy jak i osób z nim współpracujących (art. 6, ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Wyjątki od tej reguły zostały ujęte w art. 6 ust. 3 i 6 oraz w art. 8 i 9 ustawy.
Jeżeli w umowie zlecenia lub agencyjnej odpłatność za jej wykonywanie została określona kwotowo, w kwotowej stawce godzinowej, akordowej albo prowizyjnie, wówczas podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe zleceniobiorców ustala się zgodnie z art. 18, ust. 3 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. W pozostałych przypadkach podstawę składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi kwota zadeklarowana przez zleceniobiorcę, nie niższa jednak niż kwota najniższego wynagrodzenia (art. 18, ust. 7 ustawy).
Warto zauważyć, że jeżeli osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę zawarła, po 14 stycznia 2000 r., umowę agencyjną, umowę zlecenia lub inna umowę o świadczenie usług, albo umowę o dzieło z pracodawcą, z którym pozostaje w stosunku pracy lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, to na mocy art. 8, ust. 2a ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, dla potrzeb tej ustawy jest traktowana jak pracownik z tytułu wszystkich umów zawartych z pracodawcą.
Zgodnie z art. 18, ust. 1 ustawy podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych. W podstawie wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników zatrudnionych na umowę o pracę uwzględnia sie wszystkie przychody, czyli wynagrodzenia z tytułu umów cywilnoprawnych łączy się z wynagrodzeniem z tytułu umowy o pracę. Od tej sumy, przy uwzględnieniu ograniczenia zgodnie z art. 19, pobiera się składki na ubezpieczenia społeczne. Składkę na ubezpieczenie zdrowotne oblicza się po zredukowaniu podstawy o zapłacone przez pracownika składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe (art. 21, ust. 2c).
Rozliczanie umów cywilnoprawnych z urzędem skarbowym
Przychody otrzymywane na podstawie umów cywilnoprawnych, opisane w art. 13, pkt. 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zalicza się do przychodów z tytułu działalności wykonywanej osobiście (art. 10, ust. 1, pkt 2.).
Art. 13
Za przychody z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2, uważa się:
[…]
8) przychody z tytułu osobistego wykonywania usług na podstawie umowy zlecenia lub umowy o dzieło, uzyskiwane wyłącznie od:
a) osoby prawnej, jednostki organizacyjnej nie mającej osobowości prawnej lub przedsiębiorcy – jeżeli podatnik wykonuje te usługi wyłącznie dla potrzeb tych podmiotów i tego samego rodzaju usług nie wykonuje na rzecz ludności,
b) właściciela (posiadacza) nieruchomości, w której lokale są wynajmowane lub działającego w jego imieniu zarządcy albo administratora – jeżeli podatnik wykonuje te usługi wyłącznie dla potrzeb związanych z tą nieruchomością
– z wyjątkiem przychodów, o których mowa w pkt 9,
Zgodnie z art. 11, ust. 1 ustawy, przychody z tytułu zawartych umów cywilnoprawnych powstają w chwili otrzymania lub postawienia ich do dyspozycji podatnika. Na mocy art. 41, ust. 1 ustawy, płatnicy dokonujący wypłat należności z tytułu umów cywilnoprawnych są zobowiązani do pobierania zaliczki na podatek dochodowy. Wysokość zaliczki wynosi 20% należności pomniejszonej o koszty uzyskania przychodów i o składki na ubezpieczenia społeczne potrącone zgodnie z przepisami o systemie ubezpieczeń społecznych. Wysokość kosztów uzyskania przychodów została określona w art. 22, ust. 9 ustawy w następującej wysokości:
1.20% uzyskanego przychodu w przypadku umów zlecenia i o dzieło,
2.50% uzyskanego przychodu w przypadku umów o prawa autorskie (w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych).
Jeżeli podatnik udowodni, ze koszty uzyskania przychodów były wyższe niż wynikające z zastosowania ustawowej stawki procentowej, wówczas koszty uzyskania przyjmuje się w wysokości kosztów faktycznie poniesionych. Na wniosek podatnika płatnik może obliczać i pobierać zaliczki wyższe niż obliczone w wysokości 20% dochodów.
Zaliczkę podatku dochodowego pomniejsza się, z zastrzeżeniem art. 27b, ust. 2, o kwotę składki na ubezpieczenie zdrowotne pobraną przez płatnika zgodnie z przepisami o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym. Jeżeli podatnik złoży płatnikowi oświadczenie, że wykonywane przez niego usługi wchodzą w zakres prowadzonej działalności gospodarczej, o której mowa w art. 10, ust. 1, pkt 3 ustawy, płatnik nie ma obowiązku poboru i odprowadzania zaliczek.
W sytuacji, w której kwota należności, na którą została zawarta umowa zlecenia z osobą niebędącą pracownikiem płatnika nie przekracza określonej wartości progowej (w 2003 roku 146zł), wtedy kwoty tej nie łączy się z dochodami (przychodami) z innych źródeł i pobiera się od niej podatek w formie ryczałtu w wysokości 20% przychodu (art. 30, ust. 1, pkt. 3). Podatek ten pobiera się bez pomniejszania przychodu o koszty uzyskania.
Zgodnie z art. 42 ustawy, kwoty pobranych zaliczek na podatek dochodowy, płatnicy przekazują w terminie do dnia 20 miesiąca następującego po miesiącu, w którym pobrano zaliczki, na rachunek urzędu skarbowego, właściwego według siedziby płatnika, a w przypadku braku siedziby – według miejsca zamieszkania płatnika. Kwoty zryczałtowanego podatku (art. 30, ust. 1, pkt. 3), płatnicy przekazują w terminie do dnia 7 miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatek pobrano na rachunek urzędu skarbowego właściwego dla siedziby płatnika a w przypadku braku siedziby – na rachunek urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania płatnika.
Rejestrowanie i rozliczanie umów zlecenia, o dzieło, oraz innych umów cywilnoprawnych w programie SuperPłace zostało szczegółowo opisane w następującym poradniku:
